Agence événementielle : les organisateurs d’évènements

Qu’il s’agisse d’une fête professionnelle ou privée, l’événementiel et la gestion d’événement est une tâche à la fois passionnante et chronophage. En effet, il faut penser à de nombreux paramètres et s’assurer que toutes les étapes des préparatifs soient réalisées en temps et en heure. Recourir à une agence d’événementiel s’avère donc essentiel pour réussir l’organisation de conventions, de team building ou de toute autre célébration. Cette solution permet aussi de profiter de l’occasion sans se soucier de sa logistique. Découvrez les avantages à déléguer l’organisation d’un événement à un professionnel.

Une agence événementielle : de quoi s’agit-il ?

agence événementielle

Une agence événementielle est une entreprise de communication spécialisée dans la conception et l’organisation d’un événement sur mesure. En général, elle crée et réalise des événements sur mesure. Son but principal est de s’assurer que la prestation qu’elle propose soit parfaitement adaptée aux souhaits et aux besoins de la clientèle. Pour ce faire, une société événementielle met en avant diverses stratégies bien définies. Chacune d’elle doit tenir compte du type d’évènement, de son objectif, des catégories d’invités, et de bien d’autres critères.

En tant que prestataire de service, ce type d’agence assure la conception, la gestion, l’organisation et la promotion des événements dont il a la charge. Ce spécialiste offre ses services aux particuliers et aux professionnels. Vous pouvez leur confier les fêtes des entreprises, des collectivités ou des associations.

En résumé, l’agence événementielle joue un rôle pivot dans l’organisation d’un rassemblement professionnel ou public. Elle est force de proposition dans la recherche d’un lieu, d’intervenants et de prestataires. Le chef de projet événementiel, dépêché par l’agence, réunit les acteurs d’un événement et centralise les informations pour s’assurer de la cohérence de l’ensemble.

Comment fonctionne une agence événementielle lors d’une organisation d’événement ?

Une agence événementielle est requise de l’organisation partielle ou complète des fêtes et manifestations en tout genre. Elle possède l’expérience nécessaire pour gérer tout type d’évènement, quelle que soit son envergure. Si vous souhaitez organiser un évènement, elle s’occupe entre autres de la planification de l’organisation, des animations ou de la décoration. En pratique, elle assure de nombreuses missions :

  • Élaborer un cahier des charges déterminant le type d’événement, les objectifs de la prestation et les besoins du client ;
  • Mettre en place les outils événementiels ;
  • Créer des supports marketing ;
  • Réaliser diverses tâches comme la recherche de prestataires et les interventions sur terrain, entre autres ;
  • Réaliser un suivi et un feed-back.

En fonction du type d’événement, l’agence peut aussi :

  • Prendre en charge les campagnes publicitaires ;
  • Négocier avec les prestataires ;
  • Établir un budget prévisionnel ;
  • Donner des conseils et des suggestions.

Des équipes de professionnels pour tout type d’événement

Planning

Une agence événementielle a la responsabilité d’engager et de manager les professionnels qui œuvreront à la réussite de l’événement. Elle assigne un chef de projet à chaque évènement, dont le travail est supervisé par le directeur clientèle. Il se charge de la conception du projet et de la gestion des relations commerciales, en collaboration avec les clients.

Pour faire en sorte que l’agence d’événementiel comprenne au mieux les besoins de l’événement et ses objectifs, il convient de rédiger une note d’intention, avec une première idée du format et du nombre de participants à l’événement. 

Cette note, ou “brief”, constitue le point de départ pour le travail de l’agence, il convient donc d’y apporter une attention toute particulière.

Un responsable ou un chargé de projet gère ensuite la demande en coordonnant les prestataires, le lieu et la logistique générale. Concrètement, il s’occupe de réserver le lieu de l’évènement, les chambres d’hôtel si l’organisation dure plus d’une journée ou les moyens de transport. Il établit les devis et les propositions techniques. Il peut également être amené à réviser le projet initial en fonction des contraintes techniques ou budgétaires. Dans certaines entreprises d’évènementiel, une équipe créative se charge de suggérer des idées originales, se conformant à une image de marque et à la culture de l’entreprise.

Les agences événementielles emploient des techniciens en interne ou en sous-traitance, qui assurent le bon déroulement de l’événement le jour J. Ces techniciens incluent les ingénieurs de son, le traiteur, le décorateur, l’éclairagiste, les agents de sécurité…

La société peut aussi être amenée à travailler avec d’autres entités, comme des professionnels du transport, de l’hébergement ou de la restauration. Ces acteurs clés proposent des solutions pour que les invités puissent participer à l’événement en toute confiance, et ce en France comme dans un contexte international.

Les qualités attendues d’une agence événementielle

Toute agence évènementielle à Paris ou en France doit maîtriser les techniques de communication. Elle doit être en mesure de répondre aux exigences des clients pour que chaque évènement soit unique. Pour ce faire, l’organisateur événementiel doit avoir une bonne capacité d’écoute. Il doit aussi être apte à conseiller et à guider ces derniers pour les aider à faire les meilleurs choix concernant les services et les prestataires à engager. Les employés de l’agence doivent faire preuve d’une grande créativité pour que chaque événement corresponde parfaitement aux attentes des clients et reflète leurs valeurs.

Les projets d’événements demandés par les clients de l’agence événementielle sont répartis entre différents chefs de projet. Ces derniers deviennent les interlocuteurs privilégiés des commanditaires d’un événement.

Les différents projets d’événement sont ce qui fait vivre l’agence. Son rôle est ainsi de faire le lien entre tous les prestataires techniques, fournisseurs et intervenants, pour garantir le bon déroulement de l’événement et une prestation complète.

Pourquoi recourir à une agence événementielle pour organiser des évènements ?

Organisation

Il est certes possible d’organiser soi-même ses évènements privés ou professionnels. Toutefois, il faut savoir que la conception d’un événement est plus complexe qu’il n’y paraît. En effet, l’organisation présente souvent de nombreux défis techniques, si bien qu’un novice en la matière éprouvera des difficultés pour les anticiper. Une entreprise spécialisée dans l’événementiel possède les compétences, les capacités et le personnel nécessaire pour réussir le projet. Autant de raisons qui incitent à recourir à une agence événementielle. Son intervention est un gage d’une bonne organisation et d’un déroulement sans heurts de l’évènement.

D’ailleurs, une telle agence ne recrute que des personnes qui maîtrisent tous les aspects de l’organisation d’évènement. Les particuliers et les sociétés peuvent s’appuyer sur son expertise pour gérer efficacement leurs projets.

En pratique, une entreprise événementielle engage des collaborateurs justifiants d’un cursus universitaire en événementiel ou en communication. Ces professionnels possèdent d’autres qualités essentielles dans ce secteur d’activité, comme le talent pour la négociation, l’aisance relationnelle, la réactivité, l’adaptabilité, ou même la créativité. En effet, le rôle de l’agence événementielle est également d’explorer de nouvelles possibilités à proposer à ses clients, notamment dans le cadre d’un événement connecté.

Une agence événementielle a également une expérience avérée dans l’organisation d’un événement pour pouvoir anticiper et gérer au mieux les imprévus qui pourraient se présenter.

Quels sont les types d’événements organisés par une agence événementielle ?

Une agence événementielle peut prendre en charge différents types d’événements. Sa prestation peut être partielle ou complète. Le client peut ainsi lui confier la réalisation du projet de A à Z, pour un événement « clé en main ».

Les professionnels peuvent faire appel à une agence événementielle pour planifier et mettre en place les formations, les conférences ou tout événement sur mesure. L’agence événementielle peut ainsi s’occuper d’événements tels que les teams buildings, les inaugurations, les salons professionnels, les séminaires, les soirées d’entreprise ou même les voyages d’affaires.

Il faut savoir que certaines agences événementielles se spécialisent dans un type d’organisation pour offrir le meilleur service aux clients. C’est le cas notamment du wedding planner qui se concentre sur l’organisation des mariages.

Dans tous les cas, une entreprise en événementiel se doit d’employer d’un personnel compétent et polyvalent pour répondre aux besoins des clients. L’agence collabore avec des personnes ayant des expériences en marketing, commercial, communication, d’un chargé de relations publiques et d’un chef de projet.

Le rôle de l’agence événementielle

Salutations

Durant l’organisation d’un événement privé, une agence événementielle joue trois rôles importants :

L’organisation de A à Z

Qu’il s’agisse d’un séminaire d’entreprise ou d’un voyage de team building, une agence événementielle met une équipe complète à la disposition de ses clients pour la conception et la mise en place de l’événement. Cela garantit son bon déroulement.

En pratique, l’agence planifie le déroulement des cérémonies, s’occupe de la disposition de la salle de réception, du placement des invités aux tables. Elle effectue les recherches d’animateurs et la mise en place de la logistique nécessaire (sonorisation, lumière, vidéoprojecteur…).

Le rôle de conseil

L’agence événementielle conseille et guide ses clients tout au long des préparatifs, depuis l’établissement du budget prévisionnel jusqu’à la réalisation proprement dite. Elle doit toujours rester aux côtés de son client pour que l’événement soit à la hauteur de ses attentes, quelles que soient les contraintes financières, logistiques et en temps. Par exemple, l’équipe événementielle peut recommander les salles de réception susceptibles de correspondre au budget du client et au type d’événement, ou encore les prestataires les moins chers. Elle peut aider à gérer le budget, à identifier les éléments essentiels à l’événement, etc.

Le rôle d’assistant pour le choix des prestataires

Une société d’événementiel est aussi qualifiée pour assister et conseiller ses clients dans le choix des prestataires à engager pour le jour J. Il est important de noter que cette étape est essentielle pour s’entourer du savoir faire nécessaire à la réussite de l’événement.

L’agence peut indiquer les restaurateurs idéals, les animateurs ou encore les entreprises de location de matériel. Toutes les agences événementielles possèdent un réseau de prestataires, ce qui facilite la recherche des meilleurs partenaires. Elles disposent souvent d’une liste de prestataires préférentiels qui peuvent fournir les services correspondant aux attentes et aux budgets des clients.

Zoom sur l’agence événementielle et les organisations d’événements en entreprise

En général, un événement d’entreprise a pour but de marquer les esprits des clients ou des collaborateurs. Il peut être organisé à l’occasion d’une promotion de produits, d’un gala, d’un séminaire… Dans ce cas, il peut prendre la forme d’un salon professionnel, d’un roadshow, d’actions de street marketing ou encore de soirées d’entreprise. Or, toutes les sociétés ne disposent pas forcément des ressources internes pour assurer l’organisation de l’événement.

En raison des évolutions constantes des domaines de l’événementiel et de la communication, il est préférable de passer par des experts. Il est alors conseillé de déléguer le maximum de tâches, voire toute l’organisation d’un événement à une agence, pour être sûr d’atteindre les objectifs définis.

Dans le cadre d’un événement d’entreprise, il faut noter que les agences en communication événementielle sont les plus indiquées pour s’adapter au développement fulgurant de ce secteur. En pratique, elles affûtent leur créativité pour répondre aux besoins des clients et aux tendances du moment. En outre, elles sont en mesure de coordonner le travail des prestataires choisis et d’offrir des services à forte valeur ajoutée.

Les missions d’une agence événementielle dans l’organisation d’un événement commercial

L’agence événementielle assure diverses tâches pour organiser un événement commercial, comme un lancement de produit. Elle se charge de l’établissement d’un cahier des charges permettant de formaliser les objectifs et les besoins de l’entreprise. Son équipe définit la cible, crée les supports marketing et met en place les outils événementiels, tels que les invitations sur papier, un site internet dédié à la manifestation, l’e-mailing…

Une fois que l’événement est conçu, l’agence passe à l’étape de la réalisation. Elle fait le nécessaire pour atteindre l’objectif défini. Dans cette optique, elle assure la coordination des tâches des différents prestataires. Cela inclut le traiteur, le décorateur, les loueurs de salles, les imprimeurs, les animateurs et les sociétés de sécurité, entre autres.

Comment trouver la meilleure agence événementielle pour organiser un évènement ?

Restaurant

Engager un organisateur d’événement nécessite une certaine réflexion. Il est important de bien choisir le prestataire pour éviter les déceptions. Pour ce faire, il faut considérer quelques critères précis comme le type d’événement, son objectif, le budget disponible, etc.

Avec ces éléments, vous pouvez passer à la sollicitation d’agences pour comparer les devis. Rendez-vous sur les sites spécialisés qui regroupent ces genres de prestataires ou consultez les annuaires professionnels. Avant de faire votre choix, renseignez-vous sur le domaine d’expertise de l’agence, son expérience et l’appréciation des précédents clients. Il faut aussi vous informer sur son aptitude à anticiper les imprévus.

Une première rencontre est toujours nécessaire pour assurer le tri. Lors du rendez-vous, le client doit porter une attention particulière à la capacité d’écoute de son interlocuteur. Il doit se focaliser sur la manière dont l’agence répond et pose les questions sur l’événement, l’entreprise ou les objectifs.

Il est également possible de se fier au bouche-à-oreille ou consulter les avis sur internet. Cela lui permettra de gagner du temps. Il peut demander des références, se renseigner sur les projets sur lesquels l’agence événementielle a déjà travaillé. C’est le moyen idéal pour évaluer les compétences du prestataire qui a retenu son attention.

Les prochaines étapes pour concrétiser votre projet d’événement

Afin de mieux comprendre choisir parmi les nombreuses agences événementielles disponibles, il peut être utile de savoir comment reconnaître une bonne agence. Mais alors, comment fonctionne une agence événementielle ?
Connaître l’envers du décor, peut ainsi vous orienter dans vos choix pour bénéficier d’une prestation sur-mesure et à la hauteur de vos ambitions.

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