Définition de l’événementiel : un secteur aux multiples facettes

Vous venez de découvrir ce qu’est l’événementiel et la gestion d’événements ? Il est maintenant temps de vous donner une définition de l’événementiel plus précise. Le secteur de l’événementiel est la combinaison d’entreprises et de professionnels qui créent et gèrent des événements sur tous les principaux marchés. Les agences d’événementiel et les annonceurs sont en relation pour organiser un panorama d’événements divers.

Une définition et de multiples possibilités

Mama Shelter Bordeaux
Mama Shelter Bordeaux

L’événementiel comprend une constellation de prestataires, qui fournissent des services aux organisateurs des événements. Ainsi, des consultants, des traiteurs, des prestataires d’animation, des lieux de réunion et des sociétés de location de matériel sont sollicités pour concevoir et organiser le déroulé d’un événement.

Ce secteur englobe en effet une grande variété de rassemblements tels que les réunions d’affaires, les salons, les conférences, ou tout autre événement professionnel. Le terme anglais « event » est souvent utilisé, notamment dans le nom d’agences événementielles en France.

Quels sont les principaux types d’événements professionnels ?

Les événements d’entreprise les plus courants sont :

  • Les team buildings
  • Les soirées annuelles
  • Les fêtes du personnel et fêtes de fin d’année
  • Les foires commerciales, expositions et salons
  • Les réunions, séminaires et ateliers pour des participants internes ou externes
  • Les dîners et réceptions d’accueil des clients
  • Les annonces de produits et conférences de presse
  • Les animations ponctuelles sur un point de vente
BOMA Hôtel Strasbourg
BOMA Hôtel Strasbourg

On parle souvent de projet événementiel car un événement est un type de projet à part entière. Au sein des agences événementielles c’est notamment le chef de projet qui s’assure du suivi et des réalisations concrètes de ce qui a été prévu.

Les événements sont souvent réalisés « sur mesure » et co-construit avec l’annonceur, afin d’apporter la meilleure solution possible.

Ces événements peuvent être associés au lancement d’un nouveau produit ou service et sont alors organisés pour générer des prise de commande.

L’événementiel en chiffres

Le marché mondial des événements représente à ce jour 670 milliards d’euros :

Restaurant L’Île Issy les Moulineaux - Définition de l'événementiel
Restaurant L’Île Issy les Moulineaux
  • 4% du marché est constitué de conférences et de réunions. Ces dernières génèrent un chiffre d’affaires de 26 milliards d’euros. Le secteur des conférences est d’ailleurs en croissance constante depuis 30 ans.*
  • L’Europe constitue 29% des revenus du tourisme d’affaires dans le monde, ce qui représente environ 900 milliards de dollars.
  • Le marché de l’événementiel en France représente 3,7 milliards d’euros, ce qui n’est pas loin de l’Allemagne (4 milliards d’euros) et du Royaume-Uni (5 milliards d’euros).

La dimension économique des événements est importante pour plusieurs raisons :

  • Le chiffre d’affaires du marché de l’événementiel français a cru de 28% depuis 2006. Il représente 27 000 emplois et 220 millions d’euros d’imposition.
  • Il emploie près de 100 000 personnes et génère 80 000 emplois.

Les agences événementielles

L’agence événementielle est une entité commerciale dont l’activité principale est l’organisation d’événements, notamment de conférences et de réunions d’affaires.

En bref, elle aide votre entreprise à organiser vos événements du début à la fin. Cela inclut la préparation préalable et le suivi après l’événement.

  • La recherche et la conception de nouvelles idées (séminaires, conférences ou dîners de gala)
  • Création du programme complet de l’événement. Il peut s’agir d’organiser un congrès seul ou de créer le programme des sessions en collaboration avec le personnel de votre entreprise et/ou des agences partenaires extérieures
  • Inscription et accès : travail sur le site, collecte des badges, gestion des entrées et sorties

Les événements d’entreprise sont organisés par des planificateurs d’événements ou de réunions, des responsables des relations publiques ou des gestionnaires d’installations. Il peut s’agir d’événements internes, tels que des séminaires et des réunions pour les employés, ou d’événements externes que vous organisez pour interagir avec vos clients et prospects.

Il est plus probable qu’une organisation confie à une seule agence événementielle la coordination de l’ensemble du processus de planification d’un événement plutôt qu’à plusieurs personnes.

Une responsabilité de taille incombe au professionnel qualifié que vous engagez pour organiser votre événement professionnel d’entreprise. Il est notamment responsable de la sécurité des personnes présentes lors de l’événement. Les incidents techniques qui peuvent subvenir dans durant l’événement sont également à sa charge.

Les participants, les objectifs que vous souhaitez atteindre et votre budget

Ensuite, assurez-vous que l’agence événementielle choisie comprenne les objectifs et attentes de votre événement. Vous devez communiquer vos objectifs de la manière la plus efficace possible ; donnez au planificateur une idée des émotions que vous aimeriez qu’il suscite chez les invités qui participent à votre événement, et de l’ambiance que vous souhaitez créer.

En effet, une réunion d’entreprise réussie est un élément clé de la cohésion d’équipe au sein de votre structure !

L’événementiel : un secteur économique important

Au cœur de la stratégie de communication des entreprise se trouve la rencontre de l’humain et des valeurs d’entreprise. Il s’agit d’une façon de transmettre la raison d’être de la société, et de faire adhérer les collaborateurs.

Rooftop 52
Rooftop 52

Un événement réussi est aussi un élément clé de la réussite de l’entreprise. Il est l’occasion de promouvoir et d’améliorer votre image, grâce à des outils tels que :

  • La réunion (conférence ou séminaire) elle-même.
  • Le suivi des participants, souvent sous forme d’enquêtes ciblées.
  • L’évaluation du retour sur investissement (ROI).

Les salons professionnels et les expositions sont ainsi des éléments majeurs de la boîte à outils marketing d’une entreprise.

Le secteur de l’événementiel : un secteur d’emploi

Le secteur de l’événementiel est une source importante d’emplois dans l’Union Européenne. Il a en effet généré 2,9 millions d’emplois en 2016.

Parmi les travailleurs du secteur, on trouve :

  • Des répondants et organisateurs d’enquêtes (63%)
  • Un grand nombre de professionnels des relations publiques et de la communication (20%)

En France, une grande partie des événements se déroulent à Paris ou en région parisienne.

L’organisation du secteur événementiel

Définition de l'événementiel - Hôtel du Collectionneur
Hôtel du Collectionneur

Le secteur de l’événementiel englobe un large éventail d’entreprises, notamment des consultants, des traiteurs, des lieux de réunion et des sociétés de location de matériel.

Il comprend également un grand nombre de professionnels impliqués dans ce secteur : des organisateurs de réunions aux techniciens réalisant des émissions en direct. Il s’agit d’un domaine véritablement multidisciplinaire !

En résumé, le secteur de l’événementiel a connu une croissance rapide en Europe au cours des dix dernières années. Il représente désormais 3,3 % du PIB de l’UE, soit un peu moins de 100 milliards d’euros.

Comment est structuré le secteur événementiel ?

Le secteur de l’événementiel se compose des annonceurs, des agences événementielles et des prestataires. Ces derniers sont appelés lors des événements pour remplir des fonctions précises et souvent essentielles à la logistique du projet.

Les agences événementielles sont des spécialistes du marketing et organisent les réunions, les conférences et autres événements. Ces entreprises comprennent à la fois des consultants et des agences de communication.

Les agences événementielles peuvent travailler indépendamment ou en tant que partenaires d’autres grandes entreprises du secteur, telles que l’industrie du cinéma et de la télévision , les chaînes de télévision et autres canaux médiatiques.

Enfin, notez aussi que le secteur s’étend aux professionnels des loisirs et du divertissement, dont font partie par exemple les fournisseurs d’animation ou de spectacle.

Les grandes agences d’événementiel

Les principales agences de l’industrie événementielle dans le monde sont :

Les grandes agences d’événement en France :

  • VMLY&R
  • PublicisLive
  • Hopscotch
  • Havas Events

Comment annonceurs, agences et prestataires interagissent ensemble ?

L’annonceur rédige le brief de l’événement et le donne aux agences événementielles. L’annonceur définit aussi les objectifs et les buts de l’événement.

Les agences événementielles créent, à partir du brief, un programme d’événements. Elles peuvent se rapprocher des agences partenaires extérieures pour créer le programme complet de l’événement.

Aussi, un autre aspect important est le suivi du projet. En général, les données sont analysés sur plusieurs périodes, en fonction des objectifs fixés. Le suivi de projet peut aussi impliquer l’évaluation du retour sur investissement (ROI), c’est-à-dire la rentabilité de l’événement par rapport à son coût.

L’agence y répond puis le met en action en s’appuyant sur des prestataires (traiteur, technique, animation, lieux…)

La spécificité de l’événementiel au sein de la communication d’entreprise

La Marbrerie organiser_définition_événementiel
La Marbrerie

Les grands événements d’entreprise ont pour objectif de faire réaliser à l’annonceur un retour sur investissement (ROI) en termes de rétention, recyclage et fidélisation. Ils permettent aussi de motiver les collaborateurs et d’exposer de nouvelles réalisations.

Le ROI d’un événementiel, définit comme le retour sur investissement d’une campagne, est en général calculé par rapport aux coûts directs et indirects matériels et immatériels en rapport avec l’organisation d’un événement.

Ces éléments sont facilement déterminables en comparant les coûts directs au nombre d’actions organisées.

L’événementiel aujourd’hui

L’événementiel est omniprésent dans le plan et la stratégie de communication interne des entreprise. On l’utilise pour motiver les collaborateurs, faire passer un message ou maintenir l’implication et les facteurs de motivation.

Cette industrie, dédiée à l’organisation d’événements, s’est spécialisée dans tous les types de manifestations et propose des services toujours plus pointus pour se différencier. Les activités du secteur évoluent vers des projets plus complexes et coûteux. Comme on peut le voir, la définition de l’événementiel, loin d’être inscrite dans le marbre, est au contraire en constante évolution !

La période pré et post Covid 19 dans l’événementiel

L’événementiel a renoué avec un haut niveau d’activité dès la fin des confinements et les organisateurs ont pu rapidement reprendre le travail. Les événements se sont multipliés et ont conduit à une concentration des spécialistes du marketing. L’essor de l’e-commerce a, lui aussi, modifié en profondeur les pratiques en matière d’événementiel.

En effet, il est demandé aux agences une plus forte maîtrise du numérique qui doit permettre d’optimiser la communication sur le web. La réalité virtuelle s’est par ailleurs imposée comme un outil incontournable pour favoriser l’immersion des participants.

Musée d’Art Moderne de Paris
Musée d’Art Moderne de Paris

Le succès des événements d’entreprise

Les entreprises recherchent à augmenter leur notoriété en organisant des événements d’une ampleur grand public. Ces grands rendez-vous permettent aux marques de réaliser des opérations phares qui ont pour but d’augmenter la part de marché et sont également l’occasion pour les entreprises d’étendre leur présence sur le web.

L’intérêt du digital au service de l’événementiel

Afin d’assurer une communication efficace, les entreprises sont amenées à intégrer le numérique au sein de l’organisation des événements. Grâce aux outils digitaux, il est notamment possible de créer une forte interaction entre les participants grâce aux réseaux sociaux.

Plus besoin de rassembler son équipe à Paris, Marseille ou Bordeaux. Depuis leur domicile, les participants se connectent à la solution de streaming.

Quels sont les facteurs clés du succès des événements d’entreprise ?

Il existe 4 points qui font le succès des événements d’entreprise : leur pertinence, la qualité de l’accueil et du service fourni par les équipes, leur réactivité et enfin, l’originalité.

Le secteur de l’événementiel

Si les événements professionnels sont à la portée de tous, ils ne s’improvisent pas. L’organisation d’un événement nécessite une étude préalable ainsi que des compétences spécifiques.

En effet, la pratique de l’événementiel est au cœur des enjeux des entreprises et les professionnels doivent maîtriser tous les types d’événements pour proposer à leurs clients des prestations toujours plus pointues.

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Le Zebre de Belleville

Les mutations actuelles de l’événementiel

L’organisation et l’orchestration d’un événement réussi exigent une connaissance des tendances actuelles du marché ainsi qu’une expertise avérée dans le développement d’un marketing créatif.

Ces grands rendez-vous permettent aux marques de réaliser des opérations phares qui ont pour but d’augmenter la part de marché et sont également l’occasion pour les entreprises d’étendre leur présence sur le web.

Les perspectives du secteur dans les 5 prochaines années

Afin de mieux saisir les tendances du secteur, il faut prendre en considération les enjeux qui traversent de nos jours l’organisation d’événements.

La digitalisation de l’événementiel

D’une part, il est intéressant de constater qu’un événement se doit dorénavant d’être connecté à son audience à travers différents outils de pointe. D’autre part, faire preuve de mesure et évaluer l’impact environnemental et social de l’événementiel fait de plus en plus sens à une époque où ces sujets sont particulièrement scrutés par les milieux professionnels et par le grand public.

Les professionnels doivent ainsi rester à la pointe de ces nouvelles pratiques afin d’assurer le succès des événements qu’ils organisent. Les tendances s’orientent de nos jours vers des solutions qui mêlent à la fois digital et présence physique.

La Dame de Canton
La Dame de Canton

En effet, être en capacité de proposer des animations interactives et connectées lors des événements donne un avantage certain aux organisateurs, que ce soit en terme de visibilité que de notoriété. Les événements organisés avec des outils digitaux sont également plus facile à évaluer.

De fait, les performances des événements peuvent êtres enregistrées grâce à des outils de monitoring. Cela permet de mieux quantifier le retour sur investissement d’un événement.

Les problématiques RSE dans l’événementiel

Comme c’est le cas dans de nombreux secteurs, l’événementiel se doit de prendre en compte de nombreux paramètres humains et environnementaux. L‘impact carbone d’un rassemblement professionnel, le bien-être des participants comme des personnes chargées du bon déroulement de l’événement constituent des questions essentielles à l’évolution du secteur.

Ainsi, on assiste à des évolutions de forme comme de fond. Les agences d’événementiel se doivent alors de répondre aux attentes des annonceurs comme à celles du grand public. En effet, un événement n’est pas seulement une occasion de valoriser l’activité de son entreprise, il s’agit d’un moment de rencontre et d’échanges.

Maintenant que l’on connaît la définition et les enjeux de l’événementiel, vient une question sensible qui nous a souvent été posée : doit-on écrire « événement » ou « évènement » ?

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*source : IAPCO