Séminaire d’entreprise : définition, organisation, conseils pratiques

Après avoir vu nos guides pour organiser un événement professionnel, découvrez comment organiser un séminaire d’entreprise. Cet événement professionnel rassemble vos équipes autour de plusieurs activités.

Le séminaire d’entreprise joue un rôle important dans les événements de communication interne et dans le management d’une entreprise. Il permet de fédérer les collaborateurs et collaboratrices, au même titre que la convention annuelle ou la soirée de fin d’année.

Il permet de réunir vos participants pour travailler sur des projets communs. Il permet aussi, et surtout, de partager des moments de convivialité qui ressouderont vos équipes. C’est le principe de ce que les Anglo-saxons appellent le Team Building.

Pour votre entreprise, cela représente ainsi un excellent moyen d’atteindre de nombreux objectifs, autant en termes de ressources humaines que de management. Avant de bien choisir le type de séminaire qui répondra le mieux à vos objectifs, il vous faut définir ces derniers.

Nous vous accompagnons ici dans votre réflexion afin de répondre à l’ensemble de vos questions (budget, activités, partenaires, etc) et vous aiguiller pour l’organisation nécessaire à un tel type d’événement.

Définition : Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?

Le séminaire d’entreprise est, comme son nom l’indique, un événement d’entreprise dont le but est de rassembler vos équipes hors de vos locaux.
C’est l’occasion de mobiliser vos collaborateurs autour d’un projet commun.

Pour renforcer les relations au sein de vos équipes, l’organisation d’activités est essentiel :

• Il peut s’agir d’ice breakers, si vous comptez faire une réunion. Ce sont des activités courtes, ludiques et amusantes utilisées pour briser la glace et détendre l’atmosphère entre les participants.
• Les activités team-building sont primordiales. En effet, un séminaire sans activités team building n’en est pas un. Ces activités sont plus longues et durent en général une demi-journée à une journée. Elles visent à renforcer les relations à long terme.
• Les activités ou ateliers incentive, elles, visent à motiver les équipes via une possible récompense. L’objectif est d’encourager et de récompenser les employés pour leurs efforts, afin de renforcer la satisfaction au travail.

Selon l’objectif que poursuit l’organisation et la forme que prendra l’événement, un séminaire d’entreprise pourra s’étaler sur une ou plusieurs journées.

Il aura pour effet principal de booster la motivation de salariés. Et donc d’accompagner le développement de l’entreprise en participant à un changement de cap ou à la prise de décisions stratégiques pour son avenir !

Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?

La plupart des entreprises s’en servent comme un outil de management, dont l’objectif est de faire le point sur leur activité ou de résoudre certaines problématiques internes.

En fait, il peut y avoir de nombreuses raisons d’organiser ce type d’événement :

• En termes de management : Il peut s’agir de trouver une solution commune à certaines problématiques, de créer des échanges et davantage de collaboration en interne, de contribuer à leur bien-être ou encore de renforcer la cohésion d’équipe. Ces éléments renforceront positivement la motivation et la productivité. En effet, quand on s’entend beaucoup mieux avec ses collègues, cela change beaucoup.
• En termes de ressources humaines : améliorer la rétention des talents et l’image de marque et donc la marque employeur

Retenez que la confiance et un esprit convivial sont les ingrédients indispensables à la réussite de votre séminaire professionnel.

Sa forme et ses objectifs étant variés, son organisation peut intervenir à différents moments stratégiques de la vie d’une entreprise.

On peut ainsi imaginer l’organisation d’un séminaire professionnel de rentrée ou après une période de congés. Il peut aussi s’agir d’un séminaire de fin d’année permettant de faire le bilan, d’annoncer les objectifs de l’année à venir ou de lancer un nouveau projet.

Enfin, selon le lieu loué et les activités organisées, l’organisateur pourra marquer les esprits des participants. Et même surprendre ses partenaires et clients.

Quels sont les différents types de séminaires ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, il existe plusieurs types de séminaires professionnels. Et, comme vous pouvez l’imaginer, les objectifs varient d’un séminaire à l’autre :

Le séminaire d’intégration

Comme vous le savez certainement, le processus de recrutement et d’onboarding ne prend pas fin lorsque le nouvel employé signe son contrat de travail. En effet, si vous voulez retenir les talents au sein de votre organisation, il est crucial de faciliter leur intégration avec leurs collègues.

Ainsi, nous vous recommandons d’organiser un séminaire lors de l’accueil de nouvelles recrues afin de faciliter leur intégration dans l’équipe. C’est aussi l’occasion de renforcer les synergies entre les participants et de faire découvrir la culture de l’entreprise.

Des objectifs qu’il vous sera nettement plus facile d’atteindre en proposant régulièrement des événements d’intégration.

Le séminaire de formation

Le séminaire de formation vise à renforcer les compétences ou capacités de vos employés en les formant aux nouvelles procédures ou méthodes de travail.

Pour cela, demandez-vous :

• Quels sont vos besoins et ceux de vos employés ?
• A quelles personnes s’adressera-t-il ?
• A sa fin, comment pourrez-vous en faire le suivi ?

Ces éléments vous permettront de vous assurez de son efficacité par la suite. Il jouera un rôle essentiel dans la performance de votre organisation.

Le séminaire de team-building

Le séminaire de team building est une technique managériale qui favorise le bien-être de vos collaborateurs. Cependant, son but va bien au-delà de l’idée de s’amuser ou de se défouler.

Plus que de réunir vos collaborateurs dans une atmosphère festive, cet événement répond aussi à plusieurs objectifs stratégiques :

• Renforcer la cohésion d’équipe
• Renforcer leur bien-être au travail
• Renforcer leur motivation
• Développer leur créativité et leur productivité
• Canaliser le stress et lutter contre les risques de burn-out
• Transmettre votre culture d’entreprise
• Améliorer la communication entre les employés et les dirigeants
• Sensibiliser les collaborateurs aux nouveaux défis de l’entreprise

Il peut s’agir d’une activité sportive, une chasse au trésor, un atelier de théâtre icebreaker ou encore un escape game digital

Le séminaire de management

Dirigeants, managers, cadres, chefs de projet, etc : Comment motiver vos troupes et les impliquer davantage ?

Si c’est une de vos contraintes, pensez sérieusement à organiser un séminaire professionnel ! Que vous soyez jeune manager nouvellement promu ou senior, le séminaire de management vous accompagnera dans votre mission :

• D’aide au pilotage des actions nécessaires pour atteindre les objectifs de l’entreprise,
• De mise au point sur vos compétences et les mesures qui peuvent vous aider à vous améliorer dans votre domaine,
• De formation sur les différentes techniques managériales.

Comment organiser un séminaire d’entreprise : les 5 étapes clés

Voyons à présent les différentes étapes à suivre pour organiser son événement :

1/ Déterminer les objectifs du séminaire d’entreprise

Pourquoi déterminer des objectifs en fait ? Eh non, ce n’est pas une perte de temps, regardez :

• Cela permet de s’assurer que cet événement est bien en adéquation avec les résultats espérés.
• De s’assurer des valeurs et des messages que vous désirez faire passer.
• De se préparer afin que vos collaborateurs soient plus efficaces et concentrés. En effet, ils doivent participer à la direction stratégique ou bien opérationnelle que prendra le séminaire.

En fait, il s’agit de vérifier où vous allez et s’assurer que tout le monde va dans la même direction. Sans cela, aller dans la mauvaise direction vous fera perdre du temps et de l’argent.

Autre conseil : vos équipes doivent savoir. Rendez ainsi évidente la raison pour laquelle vous décidez d’organiser cet événement, qu’il s’agisse de préparer l’année à venir, de former vos collaborateurs à un nouvel outil, ou de renforcer la culture de l’entreprise.

2/ Définir le budget de son événement corporate

Selon les objectifs que vous venez de vous fixer, déterminez ensuite quel budget allouer à ce projet.

Cela va conditionner plusieurs éléments :

• Le nombre de participants
• La durée de l’événement
• Le montant dédié à la location de la salle
• L’aide d’une agence événementielle
• Les activités

Selon vos moyens, l’organisation d’un séminaire d’entreprise digital et des activités de team building à distance pourront se révéler plus pertinents. Carmin vous accompagne de A à Z dans la planification de votre événement. Nous vous aidons par exemple à louer une salle à un prix abordable et en vous proposant des activités qui vous permettront de cibler et d’atteindre vos objectifs.

Pour vous donner une idée du budget à allouer, il est important de savoir combien coûte un séminaire d’entreprise.

3/ Se mettre en quête du lieu le plus adapté

Pour bien choisir la date, élément stratégique, voici nos meilleurs conseils :

• Le plus important : il faut s’y prendre vraiment à l’avance, on parle ici de plusieurs mois. Par exemple, en mars pour un événement fin juin. La planification pourra ainsi se faire sans stress. De plus, votre équipe pourra faire le nécessaire pour y être présent.
• Privilégiez les dates hors week-end ou jours fériés/vacances afin de vous assurer que la majorité de vos collaborateurs puissent participer.

4/ Choisir la date du séminaire d’entreprise

Pour le lieu où se tiendra ce projet :

• Tout d’abord, il peut durer seulement une journée ou bien plusieurs, c’est selon vos objectifs, vos besoins et vos possibilités. Ainsi, il n’y aura pas forcément besoin de réserver un hébergement.
• En fonction de sa durée, vous pourrez le choisir plus ou moins éloigné de vos locaux. Attention cependant à prévoir des solutions d’hébergement dans ce cas précis.
• Un cadre original, un séminaire dans une autre ville en France ou à l’étranger vous permet de resserrer les liens. Et même parfois de marquer les esprits durablement. Il peut s’agir d’un théâtre, une usine réaménagée, un musée, un palace parisien, etc. C’est tout l’objectif de notre site que de vous référencer et vous proposer une large palette de lieux, pour tous les goûts.
• Regardez bien les critères d’accessibilité, la capacité d’accueil ou la disposition des espaces. En effet, le lieu que vous allez louer devra peut-être disposer de plusieurs salles de réunion. Regardez bien le matériel et l’équipement technique qui peut vous être mis à disposition.
• Prenez en compte vos besoins pour les activités.

Quand faire un évènement pour mon entreprise ?

Annuellement / Régulièrement

Il peut s’agir, par exemple, d’une soirée de fin d’année pour remercier vos collaborateurs.

Pour des occasions particulières

Inauguration de locaux, lancement de produits, anniversaire de l’entreprise, départ en retraire / maternité, rentrée, nouvelle année, accueil de nouveaux collaborateurs, etc.

Quand le besoin s’en fait (fortement) ressentir

• Mauvaise ambiance, départs récurrents
• Remontées des managers, besoin de formation
• Renforcement et formation aux valeurs de l’entreprise

4/ Comment animer mon séminaire : trouver le format idéal

Fixer le programme de votre événement corporate est une étape cruciale. Il vous permettra de le partager aux participants en amont. Ils sauront ainsi à quoi s’attendre. De plus, c’est aussi un bon moyen de vous assurer, encore une fois, que vous collez toujours bien à vos objectifs.

Pour le programme, il vous faudra planifier vos activités de team building mais aussi répartir le temps de parole de vos différents intervenants. Pensez aussi à équilibrer les moments de détente durant votre séminaire d’entreprise.

Notre conseil : prévoyez toujours large en cas de retard. Prévoyez aussi des solutions de repli si une activité ne peut pas être assurée, ou bien si un intervenant n’est plus disponible.

5/ Communiquez avant et après le séminaire

Une grande partie des objectifs que vous allez atteindre grâce à votre séminaire tient au plan de communication qui l’accompagne.

Il permettra de partager les informations nécessaires aux participants comme le but de l’événement mais aussi ce que vous attendez d’eux pour son bon déroulement, etc. Il permet de ainsi recueillir les avis et suggestions de vos collaborateurs. En aval, il vous aidera à communiquer sur les retours, transmettre vos remerciements, etc.

Profitez de l’expérience d’une agence événementielle professionnelle pour faciliter la définition de votre rétro planning. Et vous apporte des solutions adaptées pour communiquer efficacement sur votre séminaire et ses objectifs.

Que fait-on après un séminaire ?

Analyse et retours d’expérience

Une étape souvent négligée, mais indispensable, est l’analyse du séminaire après sa réalisation. Un simple questionnaire de satisfaction par email peut vous donner des informations précieuses :

• Est-ce que le programme répondait aux attentes des participants ?
• Est-ce que l’expérience leurs a fait changer d’état d’esprit sur tel ou tel sujet ?
• Que faut-il changer pour la prochaine fois (type d’activité, nourriture, etc) ?

C’est aussi une bonne occasion de mettre à jour les coordonnées des collaborateurs.

Encadrement & gestion de votre séminaire d’entreprise

Le choix des équipes qui vont accompagner vos participants est fondamental, que ce soit des équipes internes ou bien celle d’entreprises spécialisées (agence événementielle, prestataire de team building, personnel des hôtels).

En effet, il faut que tout le monde sache garder son professionnalisme, même en cas d’imprévu. De plus, le format de l’événement doit être adapté en fonction des aléas tels qu’une mauvaise météo, des réunions qui ont du retard, un intervenant absent ou encore le contexte sanitaire.

Séminaire digital : faire le choix du virtuel pour sa soirée d’entreprise

Avec la généralisation du télétravail et les différentes restrictions qui ont pu être imposées concernant la tenue d’événements, votre entreprise peut se questionner sur la pertinence d’organiser un séminaire digital. Si vos collaborateurs sont répartis un peu partout sur le globe, cette solution peut également se révéler plus adaptée.

Quelles que soient vos raisons d’opter pour un événement virtuel, Carmin vous accompagne dans l’organisation de vos activités de team building à distance. Cet événement vous permettra de maintenir le lien avec vos équipes.

Mais aussi d’aborder des enjeux critiques pour votre organisation, en particulier dans le contexte actuel.

Ice-Breakers à distance, formation digitalisée, des activités de team building ou ateliers de gestion du stress en ligne… Cette version dématérialisée de votre séminaire vous permettra de vous affranchir des contraintes géographiques (et parfois même temporelles pour les formats asynchrones).

Mais aussi d’économiser sur l’organisation de ce type d’évènement !

Choisir le lieu de son séminaire d’entreprise en 2023

Aujourd’hui plus que jamais, organiser un séminaire d’entreprise est un formidable moyen de souder vos équipes, de porter haut vos valeurs et votre message, et d’atteindre vos objectifs stratégiques. Pour cela, il convient cependant de savoir comment choisir un lieu de séminaire d’entreprise en 2023.

Pour ce faire, profitez de l’expérience de notre agence événementielle pour vous organiser un séminaire d’entreprise clé en main. Nous vous soutenons à chaque étape, nous vous proposons des lieux adaptés : on vous fait tout et vous n’avez plus qu’à donner votre avis !

Notre site internet regroupe plus de 4000 lieux en France et à l’étranger, profitez-en. Il y a forcément une destination pour vous. Commencez par découvrir nos lieux hors du commun, nos salles de séminaire pas cher et nos activités de team-building originales !

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